Управление Документооборотом (ECM)
Делопроизводство в компании на базе 1С Документооборот
Процедура документального обеспечения процесса управления в Российской Федерации жестко регламентирована законодательством. Создание документов и организация их дальнейшего использования и хранения подчиняются ГОСТу 7.0.8 – 2013 государственной системы стандартизации.
3 основные стадии: документирование, документооборот и архивное дело; и три потока документации: входящие, исходящие, внутренние − формируют всю базу делопроизводства. На стадии документирования организация создает внутренние документы (для самостоятельного использования в управленческих целях внутри организации). В процессе документооборота компания получает входящие документы и направляет извне исходящие формы, тем самым организуя движение бумаг и их учет. Архивное дело подразумевает хранение входящих и внутренних документов фирмы.
Человек или машина: кому доверить документооборот компании?
Состав форм определяется ОКУД, правила документирования закреплены ГОСТ, свои требования к оформлению «первички» предъявляют бухгалтерские законы и налоговые постановления. Но как обычному человеку даже с профильным образованием не растеряться в море требований и регламентов и не стать «архивным червем», похороненным под прессом стандартов и решений?
На помощь человеку приходит «умная» программа на базе современного автоматизированного решения проверенного поставщика 1С. Она берет на себя основную часть функций специалиста. Первичная обработка, автоматическая регистрация, своевременный учет движения, создание по шаблону, архивирование – все эти операции программа выполнит без участия сотрудника.
Бухгалтерский документооборот: чем поможет программа 1С?
Основные требования законодательства четко регламентируют 5 главных этапов бухгалтерского документооборота:
- составление первичного документа в момент совершения операции;
- движение документов в бухгалтерию компании;
- проверка форм на правильность заполнение и наличие реквизитов;
- арифметическая проверка документов с учетом существа сделки;
- обработка документов путем принятия их к бухгалтерскому учету;
- архивирование форм по истечении регламентированного периода;
Внедрение электронной обработки полученных и созданных бумаг существенно облегчит документооборот компании.
1С Документооборот: зачем нужна программа
Главный критерий выбора у руководителей разного уровня будет разным. Директор компании и/или собственник бизнеса потребует экономического обоснования вложений в автоматизацию, а опытный управленец среднего звена заинтересуется эффективностью внедрения программы с точки зрения производительности и снижения процента ошибок. Исполнители же нижнего уровня скорее всего поинтересуются, как быстро можно освоить программу и нужно ли учиться для работы с ее использованием. Предвосхищая все указанные вопросы и чаяния, производители готового решения 1С Документооборот ответственно заявляют, что внедрение программы поможет:
- снизить расходы на ведение бизнеса;
- упорядочить документооборот компании;
- снизить количество ошибок при оформлении бланков;
- сократить объемы непроизводительного труда;
- вывести компанию на новый уровень хозяйствования;
Автоматизированное решение 1С Документооборот: плюсы для бизнеса
Снижение расходов на ведение бизнеса
Главным эффектом внедрения программы является экономический.
- Целесообразность автоматизации обосновывается просто: использование электронного документооборота позволяет сократить штат сотрудников, занятых «ручным» оформлением документов в 1.5 раза. Это в свою очередь не только снизит расходы на фонд оплаты труда, но и сократит выплаты в фонды.
- Снижение роли человеческого фактора в подготовке и регистрации учетных форм существенно снижает количество ошибок их заполнения и разнесения, что в свою очередь минимизирует риски при камеральных и выездных налоговых проверках. Как показывает практика, автоматический учет движения документов избавляет от 99% ошибок.
- Ежегодно в компании с бумажным документооборотом скапливается огромное количество бумаг, которые требуют брошюрования, внесения в перечни, архивирования. Все это нуждается в существенных вложениях. В некоторых компаниях доля расходов на специальные канцтовары, аренду архивов и содержание соответствующих сотрудников достигает 5-7%.
Но снижение расходов на ведение бизнеса в среднем на 15-20% не единственный положительный результат внедрения электронного документооборота в компании.
Переход на качественно новый уровень хозяйствования – другая веская причина усовершенствовать ведение бизнеса. Переход на качественно новый уровень хозяйствования
Упорядочение документооборота фирмы и существенное сокращение ошибок при оформлении бумаг позволяет:
- повысить прозрачность бизнеса для инвесторов вдвое;
- усовершенствовать систему контроля в компании на 50%;
- улучшить безопасность ведения бизнеса в разы;
- сократить расходы на налоговые проверки на 15-20%;
- уменьшить количество выемок документов вдвое;
- проводить согласование контрактов в 3 раза быстрее;
Кроме того, теперь не стоит бояться, что какой-то особо ценный сотрудник соберется в отпуск или уйдет в декрет или на больничный неожиданно. При электронном документообороте незаменимых людей точно не будет, так как вся существенная информация, подкрепленная документами, будет находиться в электронном виде, и все заинтересованные лица могут получить к ней доступ по запросу.
Возможности 1С Документооборот 8
Преимущества системы очевидны. Кратко их можно охарактеризовать следующими тезисами:
- решение полностью соответствует национальным стандартам бизнеса;
- встроенная почта существенно расширяет функционал программы;
- делегирование задач и ролевая маршрутизация работают на отлично;
- внедрение, обучение и поддержка предоставляют комплексно;
- интеграция на платформе 1С облегчает установку и использование;
- отлично налажена система внешнего документооборота;
- программа анализирует эффективность использования рабочего времени;
Основные возможности современного решения
Продукт разработан на принципиально новой платформе 8 версии 3 редакции и признан преемником аналога Архив 3 того же производителя. Предыдущая программа апробирована на многих предприятиях разных форм собственности и наглядно доказала свою практическую эффективность. Новое решение позволяет не только быстро и просто упорядочить всю работу компании, но и исключает всякую возможность утери важной информации, даже если несколько сотрудников работают одновременно. Другим важным плюсом является сокращение суммарного времени на поиск нужного документа и на обработки «первички». Качество готовых форм при этом существенно повышается за счет упорядочивания работы всех имеющихся пользователей системы.
1С Документооборот8 – помощь руководителю
Наиболее полезным для начальства является функционал постановки задач и отслеживания их выполнения. Независимо от уровня руководителя, подобная возможность полезна и производительна. Трудно переоценить ее практическую значимость для эффективности работы предприятия в целом. Давая распоряжение и оформляя его в рамках автоматизированного решения, руководитель может не волноваться, что кто-то из подчиненных не узнает о поставленной перед ним задаче или не будет оповещен о сроке ее выполнения. Система четко и безотлагательно уведомляет всех задействованных сотрудников и контролирует выполнение поручений. Удобно, когда документы, относящиеся к одному и тому же вопросу, находятся в единой базе и можно легко не только проследить их движение, но и найти взаимосвязанные отчеты. Это существенно повышает уровень ответственности работников и качество работы предприятия.
Назад к списку