Логистика "ООО Газпром"

В 2016 году ООО «Навигатор» успешно завершила проект по внедрению 1С:Документооборот 8 в одном из крупнейших логистических партнеров ОАО «Газпром».

К моменту начала работ компания приобрела достаточно большой объем организационно-распорядительной документации, входящей\исходящей корреспонденции, а также внутренней документации. Увеличение бумажного документооборота привело к тому, что документы стали чаще теряться, сроки исполнения и согласования нарушаться.

Для повышения эффективности работы компании руководство приняло решение о начале работ по внедрению системы электронного документооборота. Основными целями проекта были – упорядочивание бумажного документооборота в части входящей/исходящей документации и ОРД, а также повышения исполнительской дисциплины за счет повышения контроля.

Исходя из потребностей Заказчика, специалисты компании «Навигатор» рекомендовали 1С:Документооборот. Основными критериями выбора решения послужили, прежде всего, его функциональность и положительный опыт использования других систем на базе «1С:Предприятие 8». А возможность использования лицензий от ранее приобретенных продуктов семейства «1С:Предприятие 8» позволяла оптимизировать расходы на приобретение системы.

В результате внедрения автоматизированы следующие области документооборота

Входящая\исходящая корреспонденция

В системе предусмотрена возможность регистрации входящих и исходящих документов в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами. Прикладное решение поддерживает сквозную генерацию регистрационных номеров документов. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

Настроены бизнес-процессы согласования, утверждения и регистрации исходящей документации, а также сложное рассмотрение входящей корреспонденции в зависимости от организационной подчиненности адресата входящего документа. Настроены соответствующие права на чтение\создание\изменение входящей\исходящей корреспонденции. Стандартизированы печатные формы корреспонденции и т.д.

ОРД

Сформировано множество видов документов, принимающее участие в жизнедеятельности компании. Были настроены сложные бизнес-процессы согласования и утверждения документов. Стандартизированы печатные формы. Дополнительно разработан отчет «Лист ознакомления с ОРД». Разработан механизм динамического назначения прав в зависимости от состояния утверждения документа и т.д.

Договорная деятельность

Сформированы виды документов полного цикла договорной деятельности компании от служебной записки о заключении договора до протоколов разногласий и самих договоров. Настроены сложные бизнес-процессы, позволяющие пользователям безошибочно проходить весь цикл бизнес-процессов.

Кадровая деятельность

Реализованы несколько бизнес-процессов кадровой деятельности, такие как написание и согласование различных заявлений, служебных записок на подбор персонала и обработки резюме, обеспечение командировок и их продление и т.д.

Документы структурных подразделений.

В результате внедрения было принято решение целиком и полностью отказаться от служебных записок структурных подразделений, что позволило ускорить прохождение документов внутри компании за счет автоматизированного бизнес-процесса согласования, утверждения, регистрации и рассмотрения документов.

Дополнительные разработки

Учитывая некоторые специфические требования, было реализовано несколько дополнительных разработок для полного соответствия ожиданиям клиента и его удовлетворенности от проделанной работы.

Весь проект занял 2 месяца с учетом этапа обследования бизнес-процессов клиента и формирования границ проекта.

Обучение

По окончании проекта внедрения 1С:Документооборот 8 было проведено обучение 70 сотрудников компании-клиента.