Корпоративное проектное внедрение

В процессе жизни любой компании, которая достигает определенных размеров наступает момент, когда для поддержания ее эффективности или получения дополнительных выгод требуется автоматизировать определенный пласт бизнес-процессов или работу ряда отделов\подразделений, как для оценки их эффективности и контроля исполнительности, так и для оптимизации их работы, ускорения получения результатов их деятельности, закрепления стандартизации.

Конечно же полноценная серьезная автоматизация является сложным проектом, требующим как временных, так и финансовых затрат. И любому здравомыслящему заказчику хочется знать, а как выглядит проект автоматизации изнутри? Что там под «капотом» деятельности консультантов и программистов 1С, которые будут выполнять столь большую задачу? При этом совершенно не важно будут ли это собственные сотрудники компании или же привлеченные на проект – желание понять, как будет строится их деятельность – хороший шаг на встречу успешности будущего проекта.

Основная методика внедрения учетных систем

Как бы не нахваливала каждая компания, вовлеченная в деятельность по внедрению учетных систем, свою «авторскую» методологию, любая из них по своей сути является так называемой каскадной методологией или как она изначально называется Waterfall.

Суть ее довольно проста – это последовательность работ, направленных на череду комплексных мероприятий – комплексную оценку всех задач, комплексную оценку, комплексную настройку всех запротоколированных процессов и так до ввода в эксплуатацию. Конечно существую и другие методики внедрения. Однако, в случае учетных систем они либо не подходят, либо ввиду своей специфики не дают прозрачности хода проекта и умножают риски срыва проекта.
Итак, давайте будем разбирать из каких же этапов состоит внедрение корпоративной учетной системы?

Предпроектное обследование и проектирование

Как правило до начала работ по проекту, между заказчиком и исполнителем были проведены переговоры, в рамках которых исполнитель получил общее понимание задач клиента, очень укрупненно узнал о тех бизнес процессах, которые придется заложить в будущую систему для автоматизации. И по этой причине оценка стоимости работ и сроков проведения выдается довольно приблизительная, ввиду наличия множества допущений.
Для оценки, требуется провести ряд работ, направленных как на понимание специфики бизнес-задач клиента, так и согласования, как это будет реализовано в системе, пока еще на «бумаге».

Для упрощения понимания, что это за работы и зачем их проводить, можно привести аналогию с врачом и пациентом. Пациент приходит к врачу с головной болью и просьбой помочь. Врачу, если он профессионал мало услышать это от пациента. Ему трется выявить источник проблематики, чтобы эффективно решить вопрос и назначает провести ряд анализов, которые позволят ему лучше оценить текущую работу организма пациента и построить правильную стратегию лечения, а не просто устранения симптомов. Это является нормальным. Как и то, что при внедрении сложной корпоративной системы требуется лучше понять принципы текущей работы компании заказчика, чтобы все итоговые настройки и изменения системы привели к тому результату, которого ожидает заказчик.

По своей сути, в данном этапе заложено сразу два этапа: Обследование и Согласование Технического Задания. Можно разделять эти этапы, так как после Обследования Заказчик и Исполнитель получают определенные промежуточные результаты, однако весомую результативность, которая уже не опирается на допущения, стороны получают после Написание технического задания – построения проекта системы. А именно:

Результат этапа для заказчика:

• Клиент получает более точный прогноз относительно трудоемкости, сроках и стоимости выполнения согласованных задач, в том числе о затратах времени своих сотрудников, получит информацию о возможных рисках, получит оценку готовности своей компании к проекту.
• Уточненный прогнозный бюджет и план-график внедрения.
• Согласование программного продукта (или нескольких продуктов) для внедрения проекта.

Результат этапа для Исполнителя

• Исполнитель получает данные о необходимых ресурсах, для выполнения данного проекта

Моделирование

После того, как будет согласовано техническое задание, в рамках которого стороны договорились обо всех или почти обо всех аспектах работы будущей системы, можно начинать разработку. В техническом задании уже заложены и структура будущей системы, и последовательность действий в бизнес процессах, которые призвана автоматизировать учетная система. Исполнитель начинает разработку.

Проводя опять-таки наглядную параллель – врач поставил диагноз пациенту, расписал курс лечения – начинается процесс лечения.

На данном этапе между сторонами также могут быть разногласия. Так как теперь визуализируются те договоренности, которые были запротоколированы в тексте технического задания. Это может быть, как дизайн будущей системы, так и ряд дополнительной функциональности. Возникает это в силу возможного расхождения в толковании тех договоренностей, которых достигли ранее стороны. И в зависимости от ряда факторов, данные пожелания и оптимизации могут быть как включены в состав текущего проекта, с изменением тех задания или по согласования вынесены за рамки проекта. Причиной этому может быть, как дополнительная и неактуальная нагрузка на бюджет проекта и на срок его исполнения.

По завершению этапа получается готовая система, с проложенными в ней маршрутами, триггерами реагирующими на совершение пользователями определенных необходимых действий, и так далее. Однако пока еще это модель – она не наполнена «боевыми» данными и есть только тестовые примеры для отработки корректности работы самого механизма.

Результат для заказчика

• Клиент получает основной продукт проекта: автоматизированную систему учета и управления
• Исполнитель уточняет у Клиента дополнительные пожелания по дальнейшим настройкам и готовится к внедрению продукта

Результат для Исполнителя

• Протоколы тестирования системы на тестовых данных.

Наполнение данными

Следующий этап – это наполнить систему необходимыми для работы данными клиента, которые в настоящий момент содержаться в каких-либо иных цифровых источниках – устаревшие учетные системы, электронные таблицы, другие ресурсы.

В процессе данных работ происходит не только банальное копирование данных, но и их фильтрация. Отсеивание дублирующих данных, неактуальных данных, которые «замусорят» систему, ошибочных данных.

Работа носит как автоматизированный характер по проверке данных, так и довольно много ручного труда, а также работ по согласованию между сторонами по вопросу отбраковки тех или иных данных. И в результате может быть отсеяно 10, 20 30, даже 70 процентов данных. Что в итоге скажется положительно на работе сотрудников.

Результат для заказчика

• Клиент получает систему с необходимыми принципами работы и актуальными на текущий момент данными.

Результат для исполнителя

• Протоколы тестирования системы на реальных данных.

Обучение

Система развернута, наполнена данными и готова к работе! Однако, пользователи пока еще не знакомы с ней или знакомы поверхностно. За исключением тех сотрудников, кто плотно участвовал в процессе ее создания.

Настал момент для обучения. Данный этап как правило выглядит как очное обучение визуальный инструктаж – как работает система, ее отдельные участки и процессы. Как сотрудникам строить свои рабочие задачи в системе.

Зачастую, сторонами согласуется подготовка исполнителем ряда обучающих материалов, которые пригодятся как сотрудникам нынешним, так и будут куда как более актуальны для тех, кто придем в будущем. Материалы могут быть как текстовым руководством пользователя, с наглядными иллюстрациями и схематическим изображение алгоритма действий, который требуется воспроизвести в системе, так может быть и в виде видео-уроков, представляющих собой запись проводимого инструктажа.

Результат для заказчика

• Клиент получает обучение своего рабочего персонала (в том числе возможно с проведенной аттестацией), а также методические материалы в согласованном объеме по работе с программой.

Результат для исполнителя

• Акт о проведении обучения и готовности ввода системы в эксплуатацию.

Опытная эксплуатация

Вот и настал момент, когда мы включаем системы и начинаем полноценно в ней работать. Ключ на старт!

Однако, ввиду сложности любой подобной системы и обилия данных, ошибки возникают, и они выявляются в процессе начала работы с программой. Опытная эксплуатация – это понимание того, что ошибки будут возникать и исполнитель готов их оперативно устранить, а также то, что пользователей погрузили в новую и непривычную рабочую среду. И конечно же они будут ошибаться и просто теряться – им нужна будет подсказка и помощь со стороны специалистов, чтобы грамотно оформить свои действия, не нарушив логику работы с программой.

В итоге и пользователи и сама система приходят в состояние своей максимальной эффективности работы – большая часть ошибок выявлена и исправлена, большая часть возможных вопросов пользователей снята и есть готовность отправляться в самостоятельное, свободное плавание.

Результат для заказчика

• Клиент получает продукт согласно всем пунктам технического задания, пользователи также готовы к работе.
• Клиент получили информацию о доработках (цены, сроки, концепция реализации), которые были вынесены за рамки проекта, если они возникли.

Результат для исполнителя

• Акт ввода автоматизированной системы в эксплуатацию

Промышленная эксплуатация и постпроектное сопровождение

После того как проект перешел в стадию промышленной эксплуатации, по большому счету работа проектной команды закончена и проект считается выполненным.

Однако, ввиду различных пожеланий и требований заказчика может быть необходимо продолжение сотрудничества на основе регулярных работ по сопровождению. Тут могут быть работы по реализации каких-то доработок, которые по какой-то причине остались «за бортом» основного проекта. Могут быть как консультации пользователей по вопрос сложных ситуаций, или же вопросы от новых сотрудников. В конце концов бизнес продолжает развиваться, процессы видоизменяться и может требоваться переконфигурирования отдельных, небольших участков системы или вида документов, добавления каких-то функций. Кроме того, исправление ошибок пользователей.

Все эти и многие другие работы в совокупности и будут составлять – постпроектное сопровождение.

Результат для заказчика

• Клиент получает надежную опору при работе с системой, решение совокупности всех небольших задач, которые возникают, как у непосредственно заказчика проекта, так и рядовых пользователей.
• Исполнитель получает обратную связь для улучшения продукта и проектной деятельности в целом

Результат для исполнителя

• Подержание лояльности заказчика и возможность выхода на проекты автоматизации работы других департаментов\офисов\бизнесов заказчика.