Автоматизация Казначейства

Чтобы лучше понять суть и значимость автоматизации процессов, протекающих внутри казначейства предприятия и оценки значимости их автоматизации, разберемся с определениями.

Казначейство – центр всех расчетов в компании В сфере обязанностей казначейской службы находятся все банковские счета компании, центральная касса предприятия и кассы всех подведомственных подразделений. Служба казначея ведет работы по соблюдению кассового бюджета компании.

Казначейской службе вменяются следующие обязанности:

• Составление плана по поступлению в компанию денежных средств;
• Прием заявок на оплату от всех центров финансовой ответственности компании;
• Контроль прохождения заказов на оплату в соответствии с Бюджетом Движения Денежных Средств;
• Ведение реестров счетов на оплату основываясь, на запротоколированных приоритетах фирмы.
• Составлять и следить за актуальностью платежного календаря.
• Принимать меры по недопущению возникновения на предприятии кассовых разрывов.
• Составление документации для целей кредитования в банках.
• Расчетные и кассовые операции в компании.

Автоматизация процессов казначейства — процесс, результатом которого является возможность контролировать и эффективно управлять финансовыми ресурсами компании, а также ликвидностью, рисками в плане кредитов и финансовых процессов в фирме вообще.

Для кого интересна автоматизация казначейства?

Внедрение казначейства должно принести предприятию экономию от эффективного использования Денежных Средств (сокращение транзакционных издержек, снижение неоправданных затрат ДС, как следствие – снижение объемов заемных средств и длительности использования этих средств и т.п.).

Максимально заинтересованными должны быть большие предприятия со сложной системой расходов, распределенной структурой компании. Такие фирмы заинтересованы в серьезной системе управления денежных средств. У таких компаний подобная автоматизированная система может быть жизненно необходима

В противовес у представителей малого бизнеса – эффект автоматизации казначейства не часто станет финансово оправданным.

С целью получения максимизации эффектов от наличия на предприятии казначейства и собственно автоматизированного казначейства решение всех денежных вопросов отдаются в единое управление во главе с Финансовым директором. Данное управление, чаще всего по аналогии называют Казначейством.

Служба управляет и контролирует все потоки финансов в компании, такими как:

• взаимоотношения с банками,
• дебиторами, кредиторами,
• страховыми компаниями, различными фондами
• другими финансовыми институтами.

Отсутствие централизованного управления финансовыми потоками будет порождать множество проблемных участков в фирме. К примеру, данные:

• Несогласованность политики управления финансовыми потоками и управления платежами. Ошибочные начисления и несанкционированные платежи.
• Невозможность продолжительного и устойчивого платёжного календаря.
• Низкая оперативность получения данных, требующихся для оперативного решения вопросов управления денежными средствами.
• Рост финансовых рисков.

Ожидаемый эффект

Процесс внедрения вообще любой автоматизированной системы влечет за собой затраты. Часто весьма существенные Оправданность таких затрат - получение положительного экономического эффекта. Какой же положительный эффект может получить предприятие от процесса автоматизации деятельности казначейства

Предположим, что в вашей компании уже давно и надежно используется автоматизированная учетная программа, в которой находят свое отражение множество ваших бизнес-процессов. Какой структурный вариант автоматизации казначейства выбрать? Взять отдельную программу для автоматизации или настроить\разработать блок внутри уже имеющейся системы учета?

Если казначейская служба выделена в отдельное подразделение внутри вашей компании, то целесообразно взять для работы данной службы отдельную программу, которая будет сопряжена с вашей центральной автоматизированной учетной программой.
Если все задачи казначейства ввиду малых объемов операций ведет единственный сотрудник, в таком случае практичнее настроить подсистему в вашу центральную учетную программу вашей компании.

Так как же наш главный вопрос – что же получит компания от автоматизации своего казначейства? Какой эффект можно получить в результате автоматизации рабочих процессов в службе казначейства?

Конечно же, главная цель – оптимизация таких процессов, как:

• Внесение заявок
• Ввод поручений на платежи
• Отражение фактических данных в разрезе бюджетного классификатора

Кроме того, компания значительно поднимет оперативность внесения и прохождения платежных документов, к примеру, прямой эффект автоматизации - снизиться зависимость от проведения документов по бухгалтерскому учету. Плюс к этому будет исключено дублирование операций, будет сокращен ручной труд. Приведенная информация лишь указание на самые простые и очевидные преимущества, которые будут видны после автоматизации казначейства, прочие будут определяться индивидуально исходя из набора функций казначейства, подлежащих реализации.
Степень успешности проекта автоматизации деятельности службы казначейства в значительной степени отталкивается и от того, как хорошо в компании продумана методика управления денежными средствами.

Даже с учетом того, программный продукт обладает внутренней методологией учета денежных средств, предприятию не достичь успеха без положения о бюджетировании. Если разработанная в компании методика работает, внедрение программного продукта для автоматизации работы казначейства внесет существенный вклад в рост эффективности работы вашего предприятия.